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如何有效的控制需求和计划变更

首先,我们要理解什么是“控制”。“控制”是一种提前预防的纠偏行为,比如汽车拉力赛的副驾驶就是一位控制者,他时刻拿着地图引导在远离岔路几公里时,提供道路决策。控制有一个关键特性:
a. 提前性,必须提前识别被控制事务可能发生的形态,并提前做出预判;
b. 基于a,意味着控制必须提前做出判断设置,比如对错或优劣;
c. 控制是对‘事’的控制,而不是对‘人’的控制,副驾驶不是试图去代替驾驶员,而是去帮助驾驶员理解前进方向;
这意味着要对“需求和计划的变更”进行控制,我们需要做到如下几点:
i. 提前识别需求和计划可能变更的原因;
ii. 提前识别需求和计划可能变更的发生时间;
iii. 与团队达成共识;
iv. 判断衡量依据;
v. 利用确定的衡量方法,时刻监控变更;
vi. 一旦监控出现异常信息,提前预报给重要的团队成员,采取措施。
说非常容易,做极其困难。
首 先,在6个步骤中,ⅰ、ⅱ两件事情是长期性的,超出了某个具体项目的生命周期范畴。就a来说,IT行业可能发生需求变更和计划变更的原因实在是过多了(这 也是为什么有限的篇幅无法说明白的主要原因),我们需要长期分析与跟踪这些因素,了解这些因素之间的互相关系,并且至少做到心里有数。通常我们会将最终的 因素分类成如下几种:
1. 必然发生,而且变化的内容对于客户(或任何甲方)来说是必须的和重要的;
2. 必然发生,但变化的内容是值得商榷的;
3. 可能会发生,取决于我们的引导和判断;
4. 可能会发生,但是我们控制不了。
对 于1类变更,我们的控制手段应该是留下容量(无论是时间还是人员),因为它是必然的;对于2,就算是在某个特定的项目中无法避免,我们会问自己有没有可能 在项目后有机会与所有利益相关人达成共识,下次避免;对于3,提升团队关键人物的能力,尤其是说服引导的能力很重要;对于4,我们要问,是不是冒点风险, 不去控制是值得的,因为第四类的控制成本可能高过了发生变更的应对成本。
同时,我们必须明白,变更与变更之间是有相互关系的,哪些变更是主要变更,其他只是由其引起的变更。管理者面对变更控制时,必须抓大放小,直击主题。
但是,我们也要意识到,许多的变更如果不事先进行预判,到了那个节骨眼上是没有任何办法的,这也就是为什么上述ⅰ和ⅱ的工作是长期性的工作,因为你必须在事后进行反思、总结和思考下一次的对策,并且要和整个团队分享。
短暂的篇幅内,也只能先说那么多了,希望对你有所帮助,但有一点是可以肯定的,如果确实希望解决某一类特定的变更,我们就必须要全面了解他的发生原因、背景、可能的影响,才能提供合理的建议和决策依据。

发布时间: 2015-04-15

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